Technische Redaktion trifft Alltagssprache

Technische Redaktion für ein Plus an Verständlichkeit

Bedienungsanleitungen, Warnhinweise und betriebliche Aushänge sollen Menschen schützen, die an Maschinen arbeiten und/oder mit Gefahrstoffen in Kontakt kommen. Sicherheitsdatenblätter ergänzen diese Unterlagen, richten sich aber oft an ein Fachpublikum, das mit Begriffen und rechtlichen Verweisen routiniert umzugehen vermag. In vielen Betrieben resultiert daraus eine Textlandschaft, die formal korrekt ist, im Arbeitsalltag jedoch kaum Aufmerksamkeit erfährt, weil Aspekte wie Zeitdruck und Schichtwechsel Hürden darstellen und zusätzlich die sprachliche Ausgestaltung häufig nicht zur Arbeitssituation passt.

Oft sind die Dokumente so angelegt, dass sie in einer Prüfung bestehen, allerdings kaum Orientierung geben, wenn eine Person am Arbeitsplatz schnell entscheiden muss, welche Handlung als Nächstes folgt. Eine Schichtleitung liest anders als eine neue Bedienkraft, die noch keinen sicheren Umgang mit einer Anlage entwickelt hat, und eine Reinigungskraft erkennt andere Risiken als eine Person aus der Instandhaltung. Wer Texte hauptsächlich auf juristische Absicherung zuschneidet, greift gern zu langen Nominalketten und abstrakten Verweisen, die Distanz erzeugen und Verantwortlichkeiten verwischen. Fachkürzel, interne Abteilungsbegriffe und uneinheitliche Bezeichnungen verstärken die Wirkung, sodass Leser*innen an höchst bedeutsamen Stellen aus dem Text herausfallen und sicherheitsrelevante Hinweise nicht aufnehmen.

Hinzu kommt, dass Sicherheitsinformationen häufig nicht dort vorzufinden sind, wo der Blick zuerst landet. Eine Warnung, die im Fließtext versteckt ist, wird im Stress leicht überlesen und eine Handlungsanweisung, die erst nach einer langen Vorbemerkung auftaucht, verliert gegen die unmittelbare Routine am Arbeitsplatz. Verständlichkeit ist somit auch an die Frage geknüpft, in welcher Reihenfolge Inhalte erscheinen, wie deutlich eine Gefahrenlage benannt wird und welche Handlungsschritte eine Person im entscheidenden Moment tatsächlich aus dem Text ableiten kann.

Wie Sicherheitsinformationen wirklich verstanden werden

Technische Redaktion verbindet Inhalt, Aufbau und Sprache so, dass relevante Personengruppen Informationen in Handlungen übersetzen. Bei uns von Scripttastic fließen Anforderungen aus der Konformitätskennzeichnung, aus dem Arbeitsschutzrecht sowie aus Vorgaben des Qualitätsmanagements in die Textarbeit ein, damit rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden und gleichzeitig ein Text entsteht, der in der Werkhalle ebenso funktioniert wie im Labor. Eine solche Vorgehensweise setzt voraus, dass die spätere Lesesituation ernst genommen wird, denn ein Hinweis entfaltet seinen schützenden Charakter nur dann, wenn er in dem Moment ankommt, in dem eine Entscheidung fällt.

Im Mittelpunkt steht deshalb die Perspektive der Anwender*innen. Eine Person, die Handschuhe wechseln muss, sucht eine andere Information als eine Person, die eine Anlage freischaltet, und ein Team, das eine Leckage eindämmt, braucht andere Textsignale als ein Team im Normalbetrieb. Eine verständliche Sicherheitskommunikation macht die Gefahr direkt ersichtlich, ordnet sie einer Situation zu und verknüpft sie mit einer eindeutigen Handlung, sodass aus einem abstrakten Risiko ein nachvollziehbarer Ablauf wird. Fachtermini bleiben dort stehen, wo sie fachlich unverzichtbar sind, werden jedoch mit einer kurzen Erklärung versehen, und zwar in unmittelbarer Nähe, damit der Text nicht zwischen Expert*innenjargon und Alltagssprache hin- und herspringt.

Auch die Tonalität ist mitzudenken. Wer in einem Dokument ständig auf unpersönliche Formulierungen trifft, nimmt den Text eher als ein fremdes Regelwerk wahr denn als eine Hilfestellung, die im eigenen Arbeitsumfeld verankert ist. Eine alltagstaugliche Sprache darf warnen und Grenzen setzen, sollte aber so formuliert sein, dass sich die Zielgruppe angesprochen fühlt und nicht das Gefühl bekommt, ein Gutachten lesen zu müssen, bevor ein Griff an den Schalter erfolgt.

Der Ablauf

1. Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Dokumente, die sich auf Anleitungen, Betriebsanweisungen, Betriebsanleitungen von Zulieferern, Sicherheitsdatenblätter sowie interne Schulungsunterlagen beziehen kann. In dieser Phase wird sichtbar, an welchen Stellen Fachsprache fachlich geboten ist und in welchen Passagen eine verständliche Formulierung die Handlungssicherheit erhöht, weil die Aussage schneller erfasst wird und weniger Interpretationsspielraum entsteht. Des Weiteren klären Gespräche mit Fachabteilungen, Arbeitssicherheit und, falls vorhanden, der Qualitätssicherung, welche typischen Tätigkeiten vorkommen, welche Fehlerbilder bekannt sind und an welchen Punkten es in der Vergangenheit Beinahe-Unfälle gab.
2. Darauf folgt eine Überarbeitung in dem Sinne, dass der Informationsfluss neu geordnet wird. Gefahrenhinweise wandern an die Stellen, an denen sie vor der Handlung wahrgenommen werden, und Arbeitsschritte sind so zu beschreiben, dass eine Person sie in der tatsächlichen Reihenfolge am Arbeitsplatz nachvollziehen kann. An die Stelle langer Absätze treten kurze, handlungsnahe Formulierungen, die mit Verben arbeiten und transparent machen, wer etwas tut, wann es zu tun ist und welche Kontrolle darauf erfolgt.
3. Im Anschluss wird die neue Fassung mit den beteiligten Bereichen abgestimmt. Rückmeldungen aus der Praxis werden in den Text zurückgeführt, beispielsweise dann, wenn eine Formulierung im Betrieb anders verstanden wird als im Büro. Häufig ist ein Realitätscheck am Einsatzort empfehlenswert: Eine Person liest den Text und geht gleichzeitig eine typische Tätigkeit durch. Hier treten Missverständnisse schneller zutage als in einer Besprechung. Erst danach entsteht die Endversion, die als Dokumentensatz konsistent benannt und versionssicher abgelegt wird.

Unser Angebot

Wir von Scripttastic arbeiten mit Teams aus Fachabteilungen, Arbeitssicherheit und Produktion zusammen, sodass Fachwissen, rechtliche Anforderungen und Alltagserfahrung in einem gemeinsamen Prozess zusammenlaufen. Im Dialog werden typische Fehlbedienungen gesammelt und reale Beinahe-Unfälle fließen als praxisnahe Beispiele ein, die an den passenden Stellen in den Text aufgenommen werden. Auf diese Weise entsteht ein Sicherheitsdokument, das Prüfanforderungen erfüllt und zugleich im Arbeitsalltag gelesen wird, weil der Text verständlich ist und die Handlungsschritte greifbar sind.

Neben der Überarbeitung einzelner Dokumente begleiten wir von Scripttastic auch die Vereinheitlichung einer Dokumentenfamilie, wenn etwa Betriebsanweisungen, Unterweisungsunterlagen und Anlagenbeschriftungen sprachlich nicht zusammenpassen. Eine einheitliche Terminologie und konsistente Signalwörter reduzieren Rückfragen in der Schicht und erleichtern die Einarbeitung neuer Kolleg*innen, weil sich Begriffe nicht von Dokument zu Dokument ändern. Wenn ein Team zusätzlich kurze Schulungseinheiten oder Schreibregeln für interne Autorinnen wünscht, können Leitfäden und Textbeispiele erstellt werden, die sich unmittelbar im Betrieb anwenden lassen, damit neue Inhalte künftig auf einem einheitlichen sprachlichen Niveau entstehen.